کسب و کار نیز مانند هر فعالیت دیگری، به ابزارهای مناسب نیاز دارد. ابزارهای کسب و کار و نرم افزارهای اداری بسیار گسترده و متنوع هستند. اما چند نوع آنها، فارغ از برندی که استفاده می کنید، واقعا ضروری اند.

مایکروسافت آفیس و PDF Reader

مایکروسافت آفیس ابتدایی ترین ابزار یک کسب و کار مدرن است. نرم افزارهای ورد و اکسل پایه های تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی و گزارش گیری هستند. تمام اطلاعات مشتریان باید در صفحه های اکسل ذخیره شود. در غیر این صورت، چطور می توانید آنها را به راحتی پیدا کنید؟

اگر 100 مشتری هم داشته باشید، گشتن در یک دفتر تلفن پر از نام و شماره وقت بسیاری از شما می گیرد و منطقی نیست.

اکثر اسناد و نوشته ها در ورد یا سایر نرم افزارهای آفیس، به صورت PDF ذخیره می شوند تا پس از ذخیره نهایی تغییری در آنها به وجود نیاید. پس باید حتما ابزاری مانند Adobe Acrobat Reader برای باز کردن فایل های پی دی اف داشته باشید.

اوتلوک (Outlook)

معمولا هر شخص در یک سازمان با چند آدرس ایمیل کار می کند. اما چک کردن آنها به صورت جداگانه وقت زیادی می گیرد و برای هر یک باید تب جدایی در مرورگر خود باز کنید.

اوتلوک تمام ایمیل های شما را به صورت یک جا و در یک نرم افزار نمایش می دهد. امکان ارسال ایمیل با هر یک از آدرس ها وجود دارد و می توانید برای هر یک امضای جداگانه ای تعریف کنید.

مدیریت پروژه

این دست نرم افزارها بیشتر برای شرکت های خدماتی، نرم افزاری یا شرکت هایی که کارهای پروژه ای انجام می دهند، کاربرد دارد. رایج ترین نرم افزار مدیریت پروژه در ایران تسکولو نام دارد. این نرم افزار به شما امکان ذخیره پروژه ها و بخش بندی آنها، کار تیمی بر روی پروژه ها، مشخص کردن مسئول هر بخش و گزارش گیری را می دهد.

بدون نرم افزار مدیریت پروژه، وظایف کوچک زیادی در هر پروژه بدون مسئول می مانند. به علاوه، همیشه مدیر پروژه برای گزارش گیری دشواری های زیادی دارد. زمان صرف شده برای هر پروژه را نمی توان دقیق محاسبه کرد، و کیفیت کلی به خاطر عدم هماهنگی کامل پایین می آید.

نرم افزار حسابداری

ثبت فاکتور ها و اسناد حسابداری، گزارش گیری از آنها و اشراف به وضعیت مالی سازمان، از مزایای سیستم های حسابداری ست. سیستم هایی چون سپیدار (از گروه همکاران سیستم) ،پیوست و تراز سامانه جزو سیستم های حسابداری بومی و رایج در ایران هستند.

سرعت فرآیندهای حسابداری با استفاده از یک نرم افزار به طور چشمگیری بالا می رود.

تقویم گوگل

استفاده از تقویم های رومیزی و سررسید ها، برای کارهای شخصی کافیست. اما در کارهای تیمی و سازمانی، باید پایگاهی واحد داشته باشید. اگر چنین پایگاهی برای ثبت فعالیت های آینده وجود نداشته باشد، حتی کارهای ساده ای مانند تنظیم جلسات نیز می تواند پیچیده و دشوار شود.

برای خالی بودن اتاق جلسات باید با همه سازمان هماهنگ شوید و زمان زیادی برای کاری به این سادگی صرف می شود. اگر همه فعالیت ها در تقویم گوگل ثبت شود، همه نیروها در جریان جلسات و کارهای دیگر خواهند بود، و هماهنگی ها در چند دقیقه انجام می شود.

استیکرهای یادداشت ویندوز

وقتی از تقویم گوگل برای ثبت و برنامه ریزی های سازمان استفاده می کنید، از اکسل برای ثبت اطلاعات، از نرم افزار حسابداری برای بخش مالی و از اوتلوک به جای چند پنجره ایمیل، نمی توانید از سررسید و دفترچه یادداشت کاغذی برای ثبت یادداشت های مهم و گزارش ها استفاده کنید.

ساده ترین ابزار ثبت یادداشت Sticky Notes ویندوز است. این نرم افزار ساده بصورت پیش فرض نصب است. شما می توانید یادداشت هایی با رنگ و اندازه متفاوت بر دسکتاپ خود بگذارید.

سامانه پیامک

تلفن های همراه جزو جدایی ناپذیری از زندگی های امروز هستند. به همین دلیل تبیلغات پیامکی تا این حد رایج شده اند. علاوه بر تبلیغات، اطلاعات ورود، تاییدیه پرداخت، یادآور پرداخت، یادآور جلسات، تبریک مناسبت ها و صدها عنوان دیگر را نیز می توان از طریق پیامک به مشتری ها مخابره کرد.

اما این کار با استفاده از گوشی موبایل بسیار ناکارآمد و کند است. از سامانه پیامک هایی چون آوب اس ام اس، ملی پیامک، فرا پیامک یا هر پنل دیگری استفاده کنید. از طریق پنل می توانید تعداد زیادی پیامک را با چند کلیک از طریق کامپیوترتان بفرستید.

سیستم تلفنی

هر شرکتی نیاز به سیستم های تلفنی سازمانی، مانند ویپ (VoIP) یا سانترال دارد. این سیستم ها تماس های تلفنی را سازمان یافته کرده و امکانات بسیاری را به تلفن ها اضافه می کنند.

در سیستم ویپ، ذخیره شماره ها با نام شخص، ضبط مکالمات، تعداد نامحدود داخلی، و ادغام تلفن با کامپیوتر مورد استفاده هر فرد تنها تعدادی از مزایای این نوع سیستم های تلفنی ست. سیستم تلفنی پاناسونیک امکانات کمتری نسبت به ویپ ارائه می دهد و مثلا برای ضبط مکالمه نیاز به سخت افزار جداگانه دارد.

این سیستم ها موجب می شوند تلفن از حالت سنتی خود خارج شده و کاربردی سازمانی پیدا کند. مثلا هنگامی که مشتری تماس می گیرد، شما می توانید نام او را نیز مشاهده کنید. البته اگر شماره از پیش ذخیره شده باشد.

شبکه داخلی

کامپیوترهای مورد استفاده در یک شرکت باید از طریق شبکه داخلی (محلی) با هم متصل باشند. شبکه به شما امکان به اشتراک گذاری اسناد و فایل های مختلف را می دهد. یعنی به جای این که فایل های لازم برای افراد شرکت ایمیل شوند یا روی فلش در اختیار آنها قرار گیرند، یک بار در فولدر مشترک که همه به آن دسترسی دارند کپی می شود.

اکثر اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ثبت می شوند. پس با استفاده از پوشه های مشترک، وقت بسیار زیادی در رساندن فایل های لازم به افراد صرفه جویی می شود. به علاوه، می توانید برخی نرم افزارها را که امنیتشان برای شما مهم است، روی شبکه داخلی نصب و استفاده کنید.

امکان دسترسی به نرم افزارهایی که بر شبکه داخلی نصب شده اند، از خارج از شبکه امکان ندارد. سرعت شبکه های داخلی نیز بسیار بالاتر از شبکه اینترنت است.

چت داخلی

این که کارکنان شما بخواهند برای هر کاری سر میز یکدیگر بروند، هرج و مرج در سازمان به وجود می آورد. تمرکز نیروها نیز بر هم می خورد. اگر سیستم تلفنی داشته باشید و بخواهند با داخلی یکدیگر تماس بگیرند، یعنی خط های شما برای کارهای داخلی اشغال می شوند. مشتری هایی که پشت خط می مانند قطعا خرسند نخواهند بود.

از نرم افزارهای چتی که در شبکه داخلی نصب می شوند، مانند Output Messenger، استفاده کنید. این نرم افزار ها به شما اجازه می دهند به صورت خصوصی یا در گروه های مختلف با همکاران خود مکاتبه داشته باشید.

امضای دیجیتالی اسناد

پرینت گرفتن، امضا کردن، ارسال سند و بایگانی یک رونوشت از آن مراحل اداری ارسال یک سند است. معمولا چنین پروسه ای چند روز طول می کشد. اگر بتوانید همه این مراحل را در چند ساعت و با هزینه بسیار پایین تر انجام دهید چطور؟

بسیاری از اسناد شما به صورت دیجیتالی ایجاد و ذخیره می شوند. اگر نرم افزاری داشته باشید که امضا را نیز به صورت دیجیتالی به آنها اضافه می کند، نیازی به پرینت و امضا با خودکار نخواهد بود. سند امضا شده را می توانید ایمیل یا فکس اینترنتی کنید. یک نمونه از این نرم افزار ها PDF Signer است.

فکس اینترنتی

فکس سنتی نیاز به کاغذ و گرفتن شماره و داشتن دستگاه فکس دارد. فکس اینترنتی با عملکردی شبیه به ایمیل، به شما امکان ارسال فکس به صورت آنلاین و بدون نیاز به خط تلفن، نصب نرم افزار، سخت افزار و کاغذ را می دهد. می توانید از FAX.IR برای این سرویس استفاده کنید.

هم چنین، می توانید از پلتفرم های مختلفی یعنی کامپیوتر، موبایل یا تبلت، فکس ارسال و دریافت کنید. ایمیل نمی تواند جایگزین فکس باشد، اما فکس آنلاین می تواند کاملا فکس سنتی و هزینه ها و دشواری های را از سازمان شما حذف کند.

نرم افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

اگر بتوانید تمام ابزارهای فوق را به صورت یک جا داشته باشید چطور؟ البته شبکه داخلی و سیستم تلفنی جدای از نرم افزار ها کار می کنند و بسترهای متفاتی هستند. سیستم حسابداری نیز همین طور. اما ارتباط نزدیکی با نرم افزار CRM دارند و کارایی های آن را تکمیل می کنند.

نرم افزار CRM چیست؟

نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری ست که تمام بخش های سازمان را که با مشتری در ارتباطند یکپارچه کرده، و فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و پشتیبانی را سیستماتیک می کند.

هدف این نرم افزار حفظ مشتری ها، بهبود کارایی پرسنل، تست استراتژی ها و خودکارسازی فرآیندهاست. توضیحات کامل خودکارسازی از طریق سیستم سازی و ماهیت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به طور جداگانه و به تفصیل شرح داده شده اند. البته در ویدیوی زیر نیز به طور خلاصه می توانید پاسخ سوال CRM چیست را بگیرید:

عملکردها در سازمانی که CRM دارد

سازمانی را در نظر می گیریم که سیستم تلفنی ویپ، شبکه داخلی، نرم افزار حسابداری سپیدار و نرم افزار CRM پارس ویتایگر را دارد. یک فرآیند فروش در این سازمان به این صورت است:

به جای اکسل و در کنار سامانه پیامک

مشتری یکی از فرم های وب سایت را پر کرده است. اطلاعاتی که شخص در فرم درخواست کرده، به صورت خودکار برای او ایمیل یا پیامک می شود. پنل پیامک با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امکان اتصال اوتلوک و ایمیل نیز وجود دارد.

اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودکار به نرم افزار CRM منتقل شده و یک سرنخ (مشتری بالقوه) جدید ثبت می شود. به همین دلیل، نیازی به استفاده از اکسل برای ثبت دستی اطلاعات نیست. فعالیت تماس خودکاری ایجاد شده و به نیروهای فروش ارجاع می شود تا با مشتری تماس گرفته و جزییات درخواست او را در پروفایلش ثبت کنند.

به جای آفیس، نرم افزار امضای دیجیتال، اوتلوک و فکس اینترنتی

اگر مشتری بلافاصله خرید کند، فاکتور مربوطه در نرم افزار ایجاد شده، امضای دیجیتالی آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجی PDF آن گرفته شده، و مستقیما از طریق پروفایل مشتری برای او ایمیل یا فکس اینترنتی می شود.

هم گام با حسابداری

به خاطر اتصال CRM و نرم افزار حسابداری، فاکتور (یا پیش فاکتور) ایجاد شده در CRM به طور خودکار در سپیدار نیز می نشیند. یعنی نیازی نیست هر فاکتور یک بار دیگر در نرم افزار حسابداری نیز ثبت شود.

به جای پوشه های اشتراکی شبکه

فاکتور ایجاد شده نه در پوشه اشتراکی شبکه، بلکه در بخش اسناد نرم افزار CRM ذخیره می شود. در کنار تمام اسناد دیگری که از مشتری ها گرفته شده، برای آنها ایجاد یا صادر شده، و ارسال شده اند.

اسناد مربوط به هر مشتری یا سازمان، در پروفایل خود این افراد نیز قابل مشاهده است.

به جای تقویم

اگر مشتری خرید نکند، وارد مرحله پیگیری ها می شود. برای هر پیگیری نوع و تاریخی طبق صحبت های پیشین با مشتری تعیین شده، و بلافاصله فعالیتی ثبت می شود. خود نرم افزار تقویم دارد و یادآور انجام کار نیز ارسال می کند. البته اتصال با تقویم گوگل برای انتقال فعالیت ها بین دو تقویم نیز ممکن است.

به جای پوشه جداگانه ویپ

برای گرفتن تماس ها، تنها با یک کلیک بر شماره ثبت شده در سیستم این کار انجام می شود. چرا که نرم افزار با سیستم ویپ متصل شده است. با هر تماس ورودی نیز مشخصات شخص تماس گیرنده از CRM گرفته شده و به صورت یک پاپ آپ بر صفحه مانیتور نمایش داده می شود.

می توان شماره های جدید را نیز با چند کلیک در نرم افزار ذخیره کرد. فایل ضبط شده مکالمه در پروفایل هر مشتری ذخیره می شود.

به جای مدیریت پروژه

اگر مشتری خدماتی پروژه ای بخواهد، بلافاصله پروژه ای در نرم افزار CRM تعریف می کنیم. مسئول کل پروژه، هر بخش (فاز) آن، و تک تک فعالیت ها مشخص می شود و اطلاعیه ارجاع دریافت می کنند. زمان پایان پیش بینی شده و حقیقی، درصد پیشرفت و کارهای انجام شده و انجام نشده، و سایر مشخصات پروژه نیز در همین نرم افزار ثبت می شوند.

به جای چت داخلی

هماهنگی های لازم حین انجام پروژه از طریق چت داخلی CRM انجام می شود. هر تصمیم گرفته شده نیز به صورت یادداشتی در خود پروژه و با ذکر نام افراد تصیم گیرنده ذخیره می شود.

پس از نهایی شدن خرید مشتری و پرداخت، او به فرآیند بازخوردگیری وارد می شود. این کار با تیم خدمات مشتری و پشتیبانی ست. بازخورد ثبت شده برای هر مشتری، از طریق اطلاعیه داخلی به نیروی فروش مسئول اطلاع داده می شود.

اگر بازخورد مثبت بوده باشد، فرآیند بعدی که بر عهده تیم های فروش و بازاریابی ست، خرید مجدد مشتری خواهد بود. اگر منفی باشد، دلایل آن در تیم خدمات و پشتیبانی بررسی و برای رفع نارضایتی تلاش می شود.

تمام کارهایی که باید انجام شوند، در CRM تعریف و به مسئول مربوطه ارجاع می شوند. یادداشت ها و گزارش های مربوط به هر مشتری، پروژه، فاکتور یا هر چیز دیگر نیز بخش مربوط به خود را دارند.

به جای Sticky Notes

با این وجود، اگر نیاز باشد یادداشت جداگانه نوشته شود، از ویجت (ابزارک) یادداشت ها استفاده می کنیم، نه استیکرهای ویندوز.

برای خودکارسازی و سیستم سازی

داشتن تمام اطلاعات و گزارش های بازاریابی، فروش، حسابداری، خدمات مشتری و پشتیبانی، اسناد، فایل های ضبط مکالمات تلفنی، گزارش های کارکرد هر نیرو، بازخوردهای مشتریان و تمام اطلاعات دیگری که به آنها اشاره شد، امکان تست استراتژی ها را به شما می دهد.

وقتی تمام کارها به صورت مکتوب دربیاید، شما نقشه ای واضح از کسب و کارتان خواهید داشت. در این نقشه، می توانید ببینید که کدام بخش ها را می توان از لیست کارهای پرسنل بیرون آورد و خودکارسازی کرد.

آموزش کامل خودکارسازی و سیستم سازی را در یک سری مقاله ارائه کرده ایم. متاسفانه در این نوشته مجالی برای صحبت در این باره نیست.

نرم افزار اداری چیست؟

نرم افزارهای اداری بخشی از نرم‌افزارهای کاربردی هستند که به اتوماسیونی سازی فرایندهای یک سازمان می‌پردازند تا به این طریق با آسان سازی فعالیت ها و تبادل اطلاعات در سازمان، کارایی خدمات ادارای افزایش یافته و در نتیجه با ارائه راه حل های بهتر، سود سازمان بالا برود.

مرسومترین نرم افزارهای اداری کدامند؟

لیست مرسومترین نرم افزارهای اداری بستگی به نوع فعالیتهای سازمان شما دارد. اما رایجترین نرم افزارها شامل:

1. مایکروسافت آفیس
2. اوتلوک
3. تسکولو
4. نرم افزار حسابداری
5. تقویم
6. سیستم تلفنی
7. شبکه داخلی
8. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

در این مطلب لیست کامل نرم افزارهای اداری را مشاهده کنید.

کاربردی ترین نرم افزار برای یک سازمان کدام است؟

استفاده از یک نرم افزار که بتواند به صورت جامع تمام نرم افزارهای اداری کاربردی دیگر را در خود سازماندهی کند برای هر کسب وکاری یک اولویت است. از این رو نرم افزاری مانند CRM که بتواند مدیریت تقویم، پروژه، اطلاعات مشتریان، ارتباطات بین سازمانی و ارتباط با نرم افزارهای کاربردی مانند حسابداری را تنظیم کند بسیار کاربردی است.